ooVoo, Webex, Dimdim : un point sur la Webconférence

Comment réunir autour d’une table (virtuelle) tous les protagonistes d’une réunion entre le bureau de Paris et celui de Toulouse sans brûler 2000 litres de kérosène et faire perdre plusieurs heures à chacun dans l’Orlyval ?

Avec la Web conférence, les entreprises disposent d’un allié précieux pour réaliser des économies tout en préservant la qualité des relations entre les interlocuteurs éloignés. Et ce qui ne gâche rien, en évitant les transports polluants, cela contribue à préserver l’environnement.

Le principe de la web conférence est simple : avec l’aide d’un équipement minimum composé d’un ordinateur, d’une webcam et d’une connexion Internet, une personne peut partager des documents avec une ou plusieurs autre(s) personne(s) distante(s), tout en ayant la possibilité de se voir, se parler ou s’écrire, comme dans une salle de réunion.

Il existe de nombreux outils de web conférence, que l’on peut scinder en deux catégories : les logiciels installés et les accès par un site internet.

Les logiciels, tout le monde les connait, il s’agit des applications de messageries instantanées disponibles en téléchargement de type Skype ou Windows Live Messenger qui proposent des solutions de web conférence via leur système de chat. Mais la basse qualité sonore (problèmes d’échos et de désynchronisation) , visuelle (petits écrans de qualité médiocre et full screen pixellisé) et des outils collaboratifs très limités rendent son utilisation professionnelle impossible. De plus, on ne peut pas faire de vidéoconférence multi-points (entre plusieurs utilisateurs en même temps), mais le grand avantage de ces logiciels est qu’ils sont gratuits.

Une exception cependant avec ooVoo (www.oovoo.com/fr) qui propose jusqu’à 3 utilisateurs avec la version gratuite et 6 dans la version payante avec en prime des vidéos HD.

La solution qui est donc retenue pour un usage professionnel est la web conférence par un site internet, basée sur le principe suivant :

les collaborateurs distants se connectent via un site internet et partagent des documents, de la vidéo et du son grâce à une plateforme généralement ergonomique et facile d’utilisation. Il n’est pas question ici de télécharger un logiciel, ce qui facilite l’accès à la web conférence pour tous les utilisateurs, avec un gain de temps conséquent puisqu’un simple navigateur suffit. Cette solution généralement payante permet de faire une conférence multipoints (donc entre différents lieux) tout en conservant une qualité de son et d’images optimale.
De très nombreuses offres sont disponibles sur le marché, comme WebEx qui est désormais disponible sur iPhone depuis janvier 2009, mais actuellement une seule solution est Open-Source : il s’agit de DimDim qui propose également une solution gratuite pour mettre en relation jusqu’à 20 postes distants.

Généralement les fonctionnalités présentes sur les sites de web conférences sont les suivantes :
• partage de document (PowerPoint par exemple),
• partage du bureau et de toutes les applications et documents présents sur le bureau,
• partage de pages web,
• et de vidéos,
• transfert du lead de la conférence sur un autre participant,
• whiteboard partagé sur lequel participants peuvent interagir.

Chacun des participants peut accéder aux documents si besoin et peuvent les modifier en direct. Des chats privé et publics entre participants permettent de suivre une conférence tout en la commentant silencieusement avec d’autres collaborateurs.

Au final, pour regarder téter le petit dernier du frérot à Mexico et télécharger les photos de sa naissance, les logiciels gratuits de messagerie instantanée font très bien l’affaire. Mais pour se mettre d’accord sur un cahier des charges avec Mr Demesmaeker de Bruxelles, mieux vaut passer par un site spécialisé qui vous fournira tous les outils collaboratifs nécessaires pour le laisser raturer et corriger le document que vous aviez soigneusement préparé. Et en plus vous ne serez pas obligé de vous farcir les calembours douteux de son adjoint au déjeuner.