Maarch, une puissante GED Open Source

Posté le 20 février 2009 dans Technologie , par Bertrand - 1 Commentaire

maarch-logoCette alternative à Alfresco, DocuShare, SharePoint et autres GED vaut bien un petit détour…

Qu’est ce que Maarch? Un logiciel libre dédié à l’archivage de documents.
Maarch est une infrastructure générique comprenant l’acquisition, la circulation, et la conservation de documents à caractère statique.
Sur cette base, cette plateforme open source est adaptable pour des applications verticales ayant des besoins précis :

  • Bornes d’archivage personnelles
  • Dossier client ou assuré
  • Gestion de courrier

Maarch a été conçu pour être un dépôt documentaire unique d’une organisation, quel que soit le canal d’acquisition. Il est également possible d’indexer manuellement un document dans son format natif. La base Maarch est le référentiel de stockage commun à tous les documents.

Maarch a été pensé pour gérer la conservation de gros volumes de documents à contenu statique.

Nous ne nous attachons ici qu’aux fonctionnalités utiles à la recommandation. Ne sont donc pas abordés les modules de gestion physique des documents, de numérisation et d’exportation sur support CD / DVD.

Citation : « la Maarch c’est bien, mais la course c’est mieux » Nicolas Gustavus Aldus Bourdial

NB : attention, Maarch est souvent présenté comme une GED permettant l’archivage de ressources numériques volumineuses. Cependant l’étude tend à prouver que cette solution peut répondre à un besoin d’envergure plus « raisonnable ».

Description

Généralités

Maarch est un système d’archivage de ressources numériques Open Source. Il se compose de :

  • Maarch Framework qui englobe toutes les fonctionnalités d’une GED respectant les normes ISO 15489, NF Z42-013, Dublin Core. Ce Framework offre, depuis sa version 3 (version actuelle), un système de gestion de plugins pour le développement d’extensions (création rapide de modules métier adaptés à des besoins spécifiques). Il offre des fonctionnalités de multilinguisme, il est natif Français Anglais.

maarch_sys

  • Maarch AutoImport : utilitaire d’importation de masse. Système par batch.

Un ensemble d’applications viennent compléter le cœur du dispositif :

  • Gestion de courrier (LetterBox)
  • Gestion de dossier du personnel (PeopleBox)
  • Mise en œuvre de DLM, Digital Legal Management (Maarch DLM)

Maarch Framework permet :

  • De téléverser, indexer et sécuriser les documents numériques
  • D’effectuer des recherches avancées au sein de la base documentaires
  • De classer automatiquement les documents selon des critères prédéfinis
  • De configurer des Workflow de validation
  • D’automatiser la circulation des documents
  • Gérer des dossiers pré structurés et vérifier leur complétude
  • Régler des alertes et notifications globales et personnalisées
  • D’imprimer des séparateurs à code barres
  • D’historier toutes les actions
  • D’avoir plusieurs collections de documents
  • De gérer les droits d’accès aux documents
  • D’accéder aux fonctionnalités ci-dessus mentionnées via l’interface de ses services web (SOAP).

NB : la problématique SSO n’est pas directement abordée mais il est fait mention d’un addon développé pour la version LetterBox, « Maarch Ad Db Link : Active Directory et authentification LDAP », permettant de synchroniser la base d’utilisateurs de Maarch LetterBox avec un annuaire Active Directory, ainsi que l’authentification LDAP des utilisateurs.

Architecture

  • Interface web
    • PHP5
    • Javascript
    • CSS
  • Compatibilité SGBD
    • MySQL
    • PostgreSQL
    • SQL Server
    • Oracle
  • Multiplateforme
    • Windows XP/Vista/Server2003
    • Linux (toute distribution)
    • Mac
  • Serveurs supportés
    • Apache
    • IIS

Détail de Maarch FrameWork

Coffre fort électronique

Les documents enregistrés dans Maarch sont conservés sur un « docserver », leur empreinte est vérifiée à chaque accès pour s’assurer qu’ils n’ont pas été altérés.

Multicollection

Maarch Framework est capable de gérer de manière indépendante plusieurs collections documentaires. Il est également possible de paramétrer des droits d’accès et d’action différents pour un utilisateur sur chaque collection.

Historique des actions

Toutes les actions effectuées dans Maarch Framework sont consignées dans un historique.

Indexation et recherche

Indexation adaptive

L’indexation est dite Adaptative parce que les index s’adaptent à la collection documentaire, au type de dossier et au type de document.

Recherche avancée

La recherche porte sur n’importe quel index en fonction de la collection documentaire.

Catégorisation automatique

Navigation dans les documents

Classement par année, par type de document, par montant de facture, par client etc. Il est possible de créer des arbres de tri en fonction de critères spécifiques.

Corbeilles

Circuit de validation des documents

Le module « Baskets » livré avec Maarch Framework permet de définir des vues sur les documents en fonction de leur état ou d’index.
Il est utilisé pour définir des circuits de validation simplifiés.

Gestion des dossiers

Organisation des documents en dossier

Un dossier peut contenir des sous-dossiers et des types de documents, avec la possibilité de définir des index spécifiques pour chaque type de documents.

Vérification de la complétude

Mécanisme de contrôle de la complétude des dossiers : une fois que les pièces nécessaires à la complétude d’un dossier ont été définies, il est possible de retrouver la liste des pièces manquantes d’un dossier sur sa fiche, ou lors de l’ajout d’une nouvelle pièce. Ce système est complété par une gestion d’alerte par mail.

Services

Intégration

Mise en œuvre (spécification, développement, intégration, validation sur site, garantie d’application)

Support & maintenance

Deux types de maintenance : standard (corrective et applicative), et évolutive (fonctionnement pas achat d’unité).

Formation

Formation de cinq jours sur le Framework.

Certification

Des déploiements autonomes.

Conseil

Conseils (archivage, éditique, GED…)

Annexes

Référence

Orange

Orange Distribution et son réseau de distributeurs agréés utilisent Maarch LetterBox depuis Janvier 2008. Un système de WorkFlow assure la validation de tout nouveau document. Une fois validés, les documents sont signés numériquement.

Caisse d’Epargne de Bretagne

Pour la gestion des dossiers du personnel (documents légaux, images, annexes etc.)

Autofirst

Leaders de l’assurance en ligne. Mise en place d’un dossier client virtuel. But : pouvoir accéder rapidement aux éléments constitutifs d’un dossier et sécuriser la conservation des documents originaux face aux risques de désastre.

Caisse des Dépôts

Mise en place pour le traitement des courriers à des fins écologiques (réduction du papier), de sécurité, d’amélioration des conditions de travail (limitation des charges de transport) et de réduire les frais de fonctionnement.

Normes

IOS 15489

ISO 15489 est une norme internationale éditée originalement en anglais en 2001 et en français en 2002 par l’Organisation internationale de normalisation.

Elle constitue une directive pour la gestion des documents des organisations tant privées que publiques afin de garantir que tous les documents d’archive (records) bénéficient de l’attention et de la protection appropriées, et que leurs valeurs de preuve et d’information sont susceptibles d’être mises en évidence plus efficacement et plus facilement, en ayant recours à des pratiques et procédures normalisées.

Son objectif est le records management, traduit généralement en français par « gestion des archives courantes et intermédiaires ». Cependant l’usage du terme anglo-saxon, plus court et plus répandu tend à s’imposer, entre autres pour les raisons suivantes, exposées dans l’introduction française de la norme.

Source Wikipedia

NF Z 42-013

La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer la conservation et l’intégrité.

La dernière version de cette norme date de décembre 2001. De ce fait, la norme est actuellement en cours de révision.

Source Wikipedia

Dublin Core

Le Dublin Core est un schéma de métadonnées générique qui permet de décrire des ressources numériques ou physiques et d’établir des relations avec d’autres ressources. Il comprend officiellement 15 éléments de description formels (titre, créateur, éditeur), intellectuels (sujet, description, langue, …) et relatifs à la propriété intellectuelle.

Le Dublin Core fait l’objet de la norme internationale ISO 15836, disponible en Anglais et en Français depuis 2003 (6 pages, 43 €). Il est employé par l’Organisation Mondiale de la Santé, ainsi que d’autres organisations intergouvernementales.

Le Dublin Core a un statut officiel au sein du W3C et de la norme ISO 23950.

Source Wikipedia

Liens

Maarch, la GED en open source – Site officiel

Maarch Framework Démonstration

Maarch Framework documentation

Joomla intégré à Alfresco : Alfresco Software et Joomlatools ont publié un module visant à intégrer leur système de gestion de contenu Open Source respectif. Reposant sur la technologie CMIS (Content Management Interoperability Services) et l’API CMIS REST, il permet aux sites basés sur Joomla d’accéder au référentiel d’Alfresco, et réciproquement. CMIS a été soumis à l’OASIS par plusieurs acteurs de la gestion de contenu, dont EMC, IBM et OpenText, en vue d’être recommandé par cet organisme de standardisation.

À propos de l'auteur

Chef de projet technique web à Toulouse et Gaillacquois…de surcroit.
1 commentaire
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  1. Arnold

    Maarch ou comment pigeonner les braves gens ! j’ai jamais vu un logiciel aussi compliqué à installer sur linux Ubuntu! Et a en lire les différents commentaires a son sujet j’en reste la bouche entre ouverte avec un filamment de bave et les yeux révulsés cordialement un utilisateur mécontent !

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